Généralement dans le milieu industriel, les indicateurs de performance représentent différents critères de performance, on parle d’indicateurs SQCDE/M/P.
Sécurité
Qualité
Coûts
Délais
Environnement
Motiviation / Personnel
Dans chacune de ces catégories, l’organisation pourra suivre les indicateurs pertinents propres à son métier et à son secteur.
Voici un exemple d’affichage mural SQCDM sur papier, certaines entreprises ont encore recours à ces méthodes, mais la plupart aujourd’hui sont passées au digital. Un système digital permet l’historisation des datas, le partage instantanné des informations aux bonnes personnes (escalade) et également une meilleure traçabilité des actions et des données etc…
Ces critères de mesure de la performance sont parfois propres à une équipe ou un atelier de production. Leur définition doit se faire en équipe afin de permettre aux collaborateurs de travailler ensemble sur une réflexion autour de l’optimisation de leur performance.
Des indicateurs opérationnels peuvent être établis afin de concrétiser, au niveau de chaque pôle, des objectifs précis et les ressources nécessaires pour les atteindre. Chaque groupe devra déterminer quelle dimension mesurer, quelle est la fréquence de mesure et surtout quelle est la valeur cible.
Les 6 critères qui définissent un bon indicateur de performance :
Un indicateur se doit d’être :
1) Orienté performance, mesure l’avancement selon l’objectif
L’indicateur mesure l’écart par rapport à l’objectif à suivre. Pourtant dans les faits, il arrive que l’on trouve parfois des tableaux de bord composés d’indicateurs qui ne sont pas liés avec les objectifs de performance du moment.
Explication : Cela peut arriver quand les objectifs changent et que des nouveaux indicateurs sont suivis, il arrive que l’on décide de garder les anciens sur les tableaux de bord car la donnée « est intéressante ». Mais un tableau de bord trop chargé ne facilite pas sa lecture.
2) Clair
Son calcul est simple et on sait précisément à quoi il correspond.
Explication : Tout utilisateur de l’indicateur doit savoir précisément comment il est construit et pourquoi il est ainsi fabriqué. Pour prendre des décisions à partir d’un indicateur, il faut nécessairement avoir toute confiance dans l’information portée. Et la confiance se gagne par la connaissance.
3) Rafraîchi « Temps Réel »
Toujours rafraîchi à temps, c’est-à-dire qu’au moment de son utilisation, les données sont à jour.
Explication : Pour autant, cela ne veut pas dire qu’il est indispensable d’accélérer tous les cycles. Les informations d’un rapport trimestrielles sont publiées… tous les trois mois.
4) Disponible sans effort
D’un point de vue Lean, l’information doit être disponible sur le terrain sans effort, en peu de temps et sans outil complexe et coûteux.
Explication : La construction d’infrastructures de collecte des données est toujours bien plus coûteuse qu’il n’y paraît. Certains systèmes de collecte de données sont complexes à mettre en place et demandent beaucoup de ressources. Il est donc important de trouver l’indicateur le plus pertinent et en même temps le plus accessible. Plus les informations seront simples à aller chercher, plus l’indicateur sera viable sur le long terme.
5) Fiable
Là aussi, le propos semble évident. Pourtant, toujours dans la « vraie vie » de l’entreprise, il arrive que le décideur doute de la fiabilité des données ayant servi à construire l’indicateur. Bien évidemment, il ne l’utilisera pas. Ou à l’inverse, il arrive que l’on prenne une décision sur la base de données erronées ou partielles.
Explication : C’est aussi la question de la confiance. Un indicateur peut être fiable au sens de ceux qui l’ont construit, et douteux pour celui qui devra l’utiliser. En fait, il ne l’utilisera pas tant que l’on n’aura pas éclairci les doutes.
6) Décisif, implique « l’action »
On ne se contente pas d’un simple « constat » qui n’induit aucune idée d’action. Un indicateur doit être une aide à la prise de décision. Si l’indicateur n’est pas en accord avec son objectif, une résolution de problème doit être en cours et l’écart doit être documenté.
Explication : Un indicateur dans le rouge, doit permettre de prendre une décision immédiate : aller constater le problème directement sur la machine, lancer une résolution de problème etc…
Voici un aperçu de la solution Shizen qui permet de suivre sur un tableau de bord virtuel tous ses indicateurs. Les indicateurs peuvent être relatifs à une équipe, partagés à d’autres équipes, puis remontés au management avec un système de consolidation de datas.
Comment suivre et analyer ces indicateurs de performance ?
Tout d’abord il faut définir l’organisation des rituels de performance avec leur fréquence, puis on définit ensuite les indicateurs nécessaires au bon déroulement de ces rituels. La fréquence et temporalité des indicateurs doit être cohérente avec la fréquence du rituel. Indicateur de résultat quotidien pour un rituel quotidien, etc..
Le suivi de la performance réelle permet de s’assurer que les objectifs sont en passe d’être remplis, et de relever rapidement toute déviance entre les résultats et les chiffres espérés, pour permettre de mettre en place les actions correctives si nécessaire.
Voici un aperçu d’une remontée de problème instantannée avec la solution digitale Shizen, incluant une action de sécurisation. La notation de l’impact du problème permet au chef d’équipe de pouvoir décider de l’urgence de la résolution de ce problème.
Le management de la performance ne s’arrêtent pas aux indicateurs :
Si un indicateur affiche une tendance à la baisse, un problème peut être remonté. Remonter des problèmes est la base de l’amélioration continue, les résoudre et déployer les solutions correspondantes est le meilleur moyen de pérenniser sa démarche de performance et de s’assurer de la santé de son organisation sur le long terme.
Lorsque vous faites votre résolution de problèmes, soyez vigilant à être en équipe pluridisciplinaire : c’est à dire avoir des personnes des différents corps de métier concernés par le problème en question, l’idée est d’avoir une vue globale de la situation et de pouvoir brainstormer avec des regards différents. Et ce afin de partager la vision globale du processus ou de l’instance qui provoque le problème avec toutes les parties prenantes.
Toutefois, prenez garde à ne pas transformer vos résolutions en conférences. Limitez le nombre de participants, afin d’éviter la surcharge d’idées et de privilégier la mise en place d’actions.
Une fois que vous avez :
1) bien défini votre problème à l’aide du QQOQCCP,
2) trouvé la cause racine en utilisant un 5 Pourquoi et/ou un Ishikawa,
vous n’avez plus qu’à déterminer les actions correctives qui pourront eradiquer le problème à tout jamais ! Pour ce faire, le mieux est de lier chaque action que vous décidez de faire à une cause racine vérifiée. Ainsi vous êtes sûr de ne pas perdre du temps à faire des tâches qui ont finalement un impact indirect à la résolution de votre problème.
Voici un tableau de bord des actions d’une équipe dans la solution digitale Shizen. Le suivi de chaque action se fait à travers le PDCA. Comme vous pouvez le voir, certaines actions sont liées à un problème. Dans cet exemple les actions sont organisées par « plans d’actions verticaux » un moyen facile de s’y retrouver quand on a beaucoup d’actions.
Conclusion :
Quand il est question de performance d’entreprise, tout est lié :
Étape 1 : Les datas sont remontées du terrain pour alimenter les indicateurs.
Étape 2 : Ces indicateurs sont suffisament clairs pour que le décideur puisse alerter un problème.
Étape 3 : Le décideur monte une équipe pour la résoudre.
Étape 4 : L’équipe met en place et suit les actions qui permettront de corriger la tendance affichée par l’indicateur.
La solution digitale permet d’offrir un panel complet d’outils pour manager chacune de ces étapes. Par exemple, chez Shizen, ces outils sont inter-connectés ce qui en fait un véritable système de management. Les données saisies par les membres de l’équipe, ou via l’API connectée à vos machines, sont sauvegardées sur un serveur sécurisé. Là où les méthodes papier ont leur limite : perte des informations, retranscription à la main sur des fichiers excel pour la consolidation des datas… le digital offre une rapidité de partage et une historisation des problèmes, afin de retrouver quelles solutions avaient fonctionné sur un problème semblable. Ainsi, chaque utilisateur peut retrouver instantanément toutes les anciennes résolutions de problème effectuées par l’équipe.
Si vous êtes curieux de voir ce qu’une solution digitale peut apporter au quotidien à votre organisation en terme d’outils, de méthodologie ou bien de système global. Je vous invite à participer à un de nos Shizen Live pour découvrir l’ensemble de notre solution.
