Bad News First !
Au sein d’une organisation, un des premiers problèmes que l’on rencontre dans la résolution de problème est souvent qu’on ne sait même pas qu’il y a un problème.
Cela vient souvent d’un environnement qui baigne dans la culture du succès, un environnement dans lequel les gens ont peur de mettre en avant leurs échecs, les erreurs qu’ils font ou les problèmes qu’ils rencontrent.
Donc le premier problème de la résolution de problème est qu’on ne demande pas qu’elles sont les mauvaises nouvelles d’abord, c’est de ne pas voir l’absence de problème comme un problème en soi.
Il faut accepter et partir du principe qu’au sein de toute organisation, il y a des problèmes et que le rôle du management est de créer un environnement, un culture, un cadre dans lequel les gens qui forment cette organisation se sentent à l’aise avec le fait de mettre en avant leurs problèmes et partager leurs erreurs.
Une des manières les plus simples de mettre ça en place est d’encourager les gens à remontrer les problèmes qu’ils rencontrent, ou de souligner les choses qui pourraient être améliorées ou qui ne fonctionnent pas et de les en remercier.
Quel est réellement le problème ?
Le deuxième problème avec la résolution de problèmes est que nous devons savoir quel réellement est le problème.
Très souvent le problème remonté n’est pas le véritable problème, c’est une interprétation confuse des attentes d’un individu et le rôle du manager est de dénouer cette interprétation afin de comprendre au mieux quelle est la situation à atteindre. Est-ce qu’elle a été énoncée de manière claire et précise depuis le début ? Est-ce qu’elle a été communiquée, partagée à toutes les personnes concernées ?
Après avoir clarifier quelle est la situation attendue, il faut savoir où nous en sommes actuellement. Et creuser pourquoi il y a un écart entre ces deux situations, d’où vient-il ?
Générer des idées à gogo
Le troisième problème avec la résolution de problème est souvent de ne pas générer assez d’idées pour arriver à résoudre ce problème.
Il ne s’agit pas de sauter directement aux solutions, mais plutôt trouver un moyen de générer des idées créatives pour tester des nouvelles choses
Vous n’êtes pas l’unique responsable
Le dernier problème avec la résolution de problème est le challenge que rencontrent les managers. Ils se sentent responsables des problèmes dont ils prennent connaissance ainsi que de leur résolution.
Mais ce n’est pas le rôle du manager.
Le rôle du manager est d’offrir une vision claire des objectifs et des cibles à atteindre, et ensuite offrir le support nécessaire à la résolution de problèmes.
Quelles questions pouvez-vous poser aux autres qui puissent améliorer leur capacité à résoudre des problèmes ?
Votre rôle est de créer un environnement dans lequel vos collaborateurs peuvent remonter les difficultés et les problèmes qu’ils rencontrent en toute confiance, sans risquer d’être critiqué ou jugé, et tout en sachant qu’ils auront le support nécessaire pour résoudre le problème qu’ils ont rencontré.
Conclusion :
Les trois conseils que Shizen peut vous donner concernant la résolution de problèmes est de résoudre plus de problèmes, d’engager plus de gens pour la résolution de problèmes et de faire les actions nécessaires pour créer le succès dont votre entreprise a besoin.
Tout cela ne peut être atteint qu’en encourageant la remontée de problèmes, pour rendre visibles les problèmes existants mais qui jusqu’à présent demeuraient invisibles. Poser des questions plus pertinentes et plus ciblées aidera également vos collaborateurs à approfondir leur réflexion et les aidera grandement à résoudre leurs problèmes.
